PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

NAMA       : DIAN KRISTIANTI

NPM           : 12214983

KELAS      : 4EA41

TUGAS SOFTSKILL “KOMUNIKASI BISNIS#”

Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran ; pengorganisasian ide; membuat draf, merangkai kata / kalimat/ paragraph; dan merevisi.

Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.
Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya aadalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cederung tidak mau berubah untuk hal baru.

Penentuan ide pokok untuk menemukan cara mencapai tujuan tertentu bisa dilakukan dengan brainstorming. Brainstorming dilakukan melalui beberapa cara : story teller tour, random list, CFR (Conclusion Finding Recommendation)Worksheet, question and answer chain, dan journalist approach.

Dalam seleksi saluran perlu dipertimbangkan beberapa hal yaitu tingkat kepentingan, formalitas, kompleksitas,kerahasian, emosi, biaya, dan harapan audiens.
Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide.

Saluran tulisan memiliki kelebihan yaitu lebih teratur karena komunikator sempat merencanakan dan mengendalikan isi pesan. Bentuknya adalahsurat, memo, dan proposal.Setelah Memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik formal maupun informal langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis, yang mencakup pesan yang tertulis maupun lisan.

Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.

Yang termasuk perencanaan pesan-pesan bisnis adalah :

A.    PENENTUAN PROSES KOMPOSISI

Penyusunan proses komposisi seperti halnya proses menciptakan lagu; merencanakan lagu, membuat aransemen dan menentukan musisinya hinnga melakukan revisi-revisi hingga lagu enak didengar. Begitu juga proses penyusunan pesan-pesan bisnis; perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.

Proses komposisi ( composition process ) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer. Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap :

1.      Perencanaan

Dalam fase perencanaan ( planning phase ), dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi,  audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampiakan, dan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan.

2.      Pengorganisasian

Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyususnan atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Oleh karena itu perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

3.      Revisi

Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kaliamat , maupun  paragraf perhatikan apakah kata-kata, kalimat, dan paragraf tersebut telah diekspresikan dengan benar. Kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

B.     PENETUAN TUJUAN PESAN BISNIS

Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang  jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.

Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :

1.      Memberi informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Tahap pertama dalam merencanaka suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan yang jelas sesuai tujuan organisasi. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.

2.      Membujuk atau persuasi (persuading)

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

3.      Melakulakan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

C.    ANALISIS AUDIENS

Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima. Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.

1.      Mengembangkan Profil Audiens

Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.

Mengembangkan suatu profi audiens boleh dikatakan gampang – gampang susah. Penentuan profil audiens dalam hal ini tidak akan mengalami kesulitan karena audiens adalah orang – orang yang sudah dikenal, akan tetapi akan menjadi sulit bila belum.dalam kasus ini komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

a)      menentukan ukuran serta komposisi audiens

b)      siapa audiens

c)      reaksi audiens

d)     tingkat pemahaman audiens

e)      hubungan komunikator dengan audiens

2.      Mengenali penerima primer

Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

3.      Menetapkan jumlah dan komposisi audiens

Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.

4.      Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

            Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki p[emahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.

5.      Memperkirakan reaki penerima

            Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.

6.      Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens

      

            Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :

1)      Temukan apa yang ingin diketahui audiens

                        Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.

2)      Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

      Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh audiens.

3)      Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens

      Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H ( Who, What, Why, When, Where, dan How).

4)      Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat

      Dalam bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlebih dahulu sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal, jadwal, asumsi, perhitungan  matematika, atau keuangan untuk memastikan keabsahannya.

5)      Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

      Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling menarik perhatian audiens.

6)      Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens

Ada kecenderungan bahwa audiens tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Cara mengatasinya adalah dngfan mengatur pesan – pesan sedemikian rupa sehingga pesan yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah. Pendekatan yang dapa deliakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan argumentasi merupakan cara yang baik, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi.

      Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.

7)      Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut dengan lima tahap di bawah ini ;

a)      cari apa yang diingikan oleh audiens

b)      antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

c)      berikan semua informasi yang diperlukan

d)     pastikan bahwa informasinya akurat

e)      tekankan ide – ide yang menarik bagi audiens

D.    PENENTUAN IDE POKOK

Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema atau topic, pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal lain selain ide pokok hanyalah ,merupakam ide-ide pendukung (supporting idea).Topic dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topic adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangakan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topic, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topic tersebut, sehingga dapat diterima oleh audiens.

Penentuan ide pokok memerlukan pengalaman dan kretifitas. Ada tiga teknik atau cara yang dapat di perlukan untuk menentukan ide pokok :

1)      Brainstorming

Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarka pikiran mencari bebrbagai kemungkinan ide pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh dengan cara tersebut akan lebih berfariatif, baru dan orisinil.

2)      Petunjuk atasan

Dalam organisasi yang menganut system senioritas, para pelaksana cenderung meminta petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok.

3)      Kebiasaan

Untuk situasi yang relative sama atau kejadian yang berulang-ulang, biasanya dikembangkan ide pokok tertentu yang relative sama. Penentuan ide pokok di lakukan berdasarkan kebiasaan.

E.     SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

Ø  Saluran komunikasi lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).

Ø  Saluran komunikasi tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.

Komunikasi lisan	Komunikasi tertulis
Ø  Anda menginginkan umpan balik segera dari audien. Ø  Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti . Ø  Anda tidak memerlukan catatan permanan Ø  Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis. Ø  Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.	Ø  Anda tidak memerlukan unpan balik segera. Ø  Pesan anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati. Ø  Anda memerlukan catatan permanen. Ø  Anda ingin mencapai audiens yang luas Ø  Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.

Media pada saluran lisan	Media pada saluran
Ø  Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi) Ø  Telpon, voice mail Ø  Radio, televisi, Computer Ø  Pita audio dan video Ø  Teleconference Ø  Video conference	Ø  Surat, memo, laporan, proposal Ø  Elektronik mail / email Ø  Telepon (sms) Ø  Computer Ø  Faks Ø  Telegram Ø  Pos biasa dan khusus

Sumber :

http://msvebrya.blogspot.co.id/2012/01/perencanaan-pesan-pesan-bisnis.html

https://h3r1y4d1.wordpress.com/2011/05/11/perencanaan-pesan-pesan-bisnis/

http://ekonomikomiko.blogspot.com/2014/05/proses-menulis-perencanaan-pesan-bisnis.html

https://reviindah.wordpress.com/2015/05/16/perencanaan-pesan-pesan-bisnis/