NAMA : DIAN
KRISTIANTI
NPM :
12214983
KELAS :
4EA41
TUGAS SOFTSKILL “KOMUNIKASI BISNIS#”
Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis
Perencanaan pesan bisnis adalah
proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari
perencanaan tujuan audiens, ide, saluran ; pengorganisasian ide; membuat draf,
merangkai kata / kalimat/ paragraph; dan merevisi.
Tujuan dalam perencanaan bisnis
harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima.
Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan
orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.
Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya aadalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cederung tidak mau berubah untuk hal baru.
Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya aadalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cederung tidak mau berubah untuk hal baru.
Penentuan ide pokok untuk menemukan
cara mencapai tujuan tertentu bisa dilakukan dengan brainstorming.
Brainstorming dilakukan melalui beberapa cara : story teller tour, random list,
CFR (Conclusion Finding Recommendation)Worksheet, question and answer chain,
dan journalist approach.
Dalam seleksi saluran perlu
dipertimbangkan beberapa hal yaitu tingkat kepentingan, formalitas,
kompleksitas,kerahasian, emosi, biaya, dan harapan audiens.
Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide.
Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi, seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS, presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film, video, rekaman, LCD, dan slide.
Saluran tulisan memiliki kelebihan
yaitu lebih teratur karena komunikator sempat merencanakan dan mengendalikan
isi pesan. Bentuknya adalahsurat, memo, dan proposal.Setelah Memperoleh
gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik formal maupun
informal langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis,
yang mencakup pesan yang tertulis maupun lisan.
Perencanaan bisnis merupakan satu
langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh.
Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan
komunikasi.
Yang termasuk perencanaan pesan-pesan bisnis adalah :
A.
PENENTUAN PROSES KOMPOSISI
Penyusunan proses komposisi seperti halnya
proses menciptakan lagu; merencanakan lagu, membuat aransemen dan menentukan
musisinya hinnga melakukan revisi-revisi hingga lagu enak didengar. Begitu juga
proses penyusunan pesan-pesan bisnis; perencanaan, pengorganisasian, dan
revisi.
Proses
komposisi ( composition process ) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat
dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang
komposer. Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis.
Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap :
1. Perencanaan
Dalam fase perencanaan ( planning phase ), dipikirkan
hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok
(main idea) pesan-pesan yang akan disampiakan, dan saluran atau media yang akan
digunakan untuk menyampaikan pesan.
2. Pengorganisasian
Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan
penyususnan atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Oleh karena itu
perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang
sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.
3. Revisi
Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kaliamat ,
maupun paragraf perhatikan apakah
kata-kata, kalimat, dan paragraf tersebut telah diekspresikan dengan benar.
Kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus
revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan
sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.
B.
PENETUAN TUJUAN PESAN BISNIS
Pesan bisnis
dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan
kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan.
Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki
tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan
tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :
1. Memberi informasi (informing)
Tujuan
pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan
dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Tahap pertama dalam merencanaka suatu
pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat
melakukan hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan yang jelas sesuai
tujuan organisasi. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan
membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf
adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.
2. Membujuk atau persuasi (persuading)
Tujuan kedua
komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang
disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan,
terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain
dalam bisnis.
3. Melakulakan kerjasama atau
kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan
kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui
jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan
kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
C.
ANALISIS AUDIENS
Analisis terhadap audiens sangat
perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun
organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan
yang mereka terima. Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang
jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.
1. Mengembangkan Profil Audiens
Analisis
terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan
tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan
yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.
Mengembangkan suatu profi audiens
boleh dikatakan gampang – gampang susah. Penentuan profil audiens dalam hal ini
tidak akan mengalami kesulitan karena audiens adalah orang – orang yang sudah
dikenal, akan tetapi akan menjadi sulit bila belum.dalam kasus ini komunikator
perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.
a) menentukan ukuran serta komposisi
audiens
b) siapa audiens
c) reaksi audiens
d) tingkat pemahaman audiens
e) hubungan komunikator dengan audiens
2. Mengenali penerima primer
Apabila
penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting
yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
3. Menetapkan jumlah dan komposisi
audiens
Jumlah
penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan
hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada
banyak orang.
4. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila penerima memiliki latar
belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki
p[emahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.
5. Memperkirakan reaki penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat
tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.
6. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi
semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan
salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan
agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :
1) Temukan apa yang ingin diketahui
audiens
Tidak
semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.
2) Antisipasi pertanyaan yang tidak
diungkapkan
Informasi
tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi
yang tidak disadari oleh audiens.
3) Berikan semua informasi yang
diperlukan oleh audiens
Ujilah
kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H ( Who, What,
Why, When, Where, dan How).
4) Pastikan bahwa informasi yang
diberikan akurat
Dalam
bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlebih dahulu sebelum membuat
komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal, jadwal, asumsi, perhitungan matematika, atau keuangan untuk memastikan
keabsahannya.
5) Tekankan gagasan yang paling menarik
bagi audiens.
Diantara
beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling
menarik perhatian audiens.
6) Memuaskan kebutuhan emosional dan
praktis Audiens
Ada kecenderungan bahwa audiens
tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Cara
mengatasinya adalah dngfan mengatur pesan – pesan sedemikian rupa sehingga
pesan yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah. Pendekatan yang
dapa deliakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional.
Meskipun pendekatan argumentasi merupakan cara yang baik, perlu juga untuk
mencoba menggunakan pendekatan emosi.
Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja
sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal penting
yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga
melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar
pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional,
serta disusun dengan format yang menarik.
7) Cara memuaskan audiens akan
kebutuhan informasi
Kunci komunikasi yang efektif adalah
dengan menentukan kebutuhan informasi audiens dan selanjutnya berusaha memenuhi
kebutuhan tersebut dengan lima tahap di bawah ini ;
a) cari apa yang diingikan oleh audiens
b) antisipasi pertanyaan yang tidak
diungkapkan
c) berikan semua informasi yang
diperlukan
d) pastikan bahwa informasinya akurat
e) tekankan ide – ide yang menarik bagi
audiens
D.
PENENTUAN IDE POKOK
Setiap
pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema atau topic, pokok yaitu ide
pokok (main idea). Hal-hal lain selain ide pokok hanyalah ,merupakam ide-ide
pendukung (supporting idea).Topic dan
ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topic adalah subjek pesan yang lebih
luas, sedangakan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topic, yang
menjelaskan isi dan tujuan dari topic tersebut, sehingga dapat diterima oleh
audiens.
Penentuan
ide pokok memerlukan pengalaman dan kretifitas. Ada tiga teknik atau cara yang
dapat di perlukan untuk menentukan ide pokok :
1) Brainstorming
Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarka pikiran
mencari bebrbagai kemungkinan ide pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh
dengan cara tersebut akan lebih berfariatif, baru dan orisinil.
2) Petunjuk atasan
Dalam organisasi yang menganut system senioritas, para
pelaksana cenderung meminta petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok.
3) Kebiasaan
Untuk situasi yang relative sama atau kejadian yang
berulang-ulang, biasanya dikembangkan ide pokok tertentu yang relative sama.
Penentuan ide pokok di lakukan berdasarkan kebiasaan.
E.
SELEKSI SALURAN DAN MEDIA
Pesan-pesan
bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui
dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara
atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan
karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
Ø Saluran komunikasi lisan
Komunikasi
lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi
itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka),
melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis.
Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan
memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).
Ø Saluran komunikasi tertulis
Pesan-pesan
tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo,
proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan
hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah
umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.
|
Komunikasi lisan
|
Komunikasi tertulis
|
|
Ø Anda menginginkan umpan balik segera dari audien.
Ø Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti .
Ø Anda tidak memerlukan catatan permanan
Ø Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.
Ø Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.
|
Ø Anda tidak memerlukan unpan balik segera.
Ø Pesan anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang
hati-hati.
Ø Anda memerlukan catatan permanen.
Ø Anda ingin mencapai audiens yang luas
Ø Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.
|
|
Media pada saluran lisan
|
Media pada saluran
|
|
Ø Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)
Ø Telpon, voice mail
Ø Radio, televisi, Computer
Ø Pita audio dan video
Ø Teleconference
Ø Video conference
|
Ø Surat, memo, laporan, proposal
Ø Elektronik mail / email
Ø Telepon (sms)
Ø Computer
Ø Faks
Ø Telegram
Ø Pos biasa dan khusus
|
Sumber
:
